GÖREV, YETKİ VE ÇALIŞMA YÖNETMELİĞİ

     Amaç
      MADDE 1- (1) Bu Yönetmeliğin amacı; 5393 sayılı Belediyeler Kanununun 48. ve 49. Maddeleri gereği “Norm Kadro İlke ve Standartlarına İlişkin Esasları”na göre düzenleme yapılması amacıyla, Yazı İşleri Müdürlüğünün Görev, Yetki ve Çalışma Yönetmeliğinin, usul ve esaslarını belirlemektir.

Kapsam:
      MADDE 2- (1)Bu yönetmelik, Gencek Belediyesi Yazı İşleri Müdürlüğünün; görev, yetki ve çalışma usulü ile birlikte işleyişini kapsar.

MADDE 3- (1) 22.02.2007 tarih ve 26442 sayılı Resmi Gazetede yayımlanan Bakanlar Kurulunun “Belediye ve Bağlı Kuruluşları ile Mahalli İdare Birliklerinin Norm Kadro ilke ve Standartlarına ilişkin Esaslar” hakkındaki kararı gereğince, 5393 sayılı Belediye Kanununun 48. ve 49. Maddelerine istinaden yeniden adlandırılması nedeniyle, 5393 sayılı Kanununun 18. Maddesinin (m) bendi gereğince Müdürlüğün; Görev, Yetki, Sorumluluk ve Çalışma yönetmeliğinin hazırlanması zorunlu hale gelmiştir.

      MADDE 4-
     a) Belediye Başkanlığı: Gencek Belediye Başkanlığını,
     b) Müdürlük: Yazı İşleri Müdürlüğünü,
     c) Personel:Mali Hizmetler dışındaki hizmetlerdeki tüm personel ve Yazı İşleri Müdürlüğünde                                                                                                                 görevli tüm personelleri,
    ç) Meclis : Gencek Belediye Başkanlığı Meclisini,
     d) Encümen:  Gencek Belediye Başkanlığı Encümenini,
     e) Evlendirme Memurluğu : Gencek r Belediyesi Evlendirme Memurluğunu
     f) Genel Evrak Bürosu: Yazı İşleri Müdürlüğü Genel Evrak Bürosunu,

Madde 5- Yazı İşleri Müdürü Belediye Başkanına bağlı çalışır. Meclis ve Encümen Toplantılarını organize etmek, toplantılarda alınan kararları dökümante ederek dağıtımını gerçekleştirmek, Başkanlık yazışmalarını yapmak, arşiv yönetimine ilişkin faaliyetleri organize etmek. Personel müdürlüğü görevlerini yürütür.

Madde 6- Meclis ve Encümen Toplantılarının organize edilmesi ve ilgili kalemlerin bu toplantılarakatılmalarını koordine etmek.

Madde 7- Meclis ve Encümen Toplantılarında görüşülen konulara ilişkin karar yazılarının hazırlanmasını, dağıtılmasını ve dosyalanmasını sağlamak.

Madde 8- Yeni kardeş şehir ilişkilerinin oluşturulması ve mevcut kardeş şehir ilişkilerinin sürdürülmesine ilişkin faaliyetleri koordine etmek.

Madde 9- Kanun, kanun hükmünde kararname, tüzük ve dış kaynaklı yönetmeliklerin temin ve dağıtım faaliyetlerinin gerçekleştirilmesini koordine etmek.

Madde 10- Müdürlüğe gelen ve müdürlükten çıkan evrakların kayıt altına alınmasını sağlamak.

Madde 11- İş ve bilgi akşını etkinlik ve prensiplerine göre planlamak.Üst ve alt kademelere gerekli bilgilerin zamanında ulaşmasını sağlamak.

Madde 12- Hiyerarşik kademelere uymak, kademe atlamamak, atlanmasını önlemek.

Madde 13- Astlarının arasında ve görevinin gerektirdiği tüm birimlerle koordinasyonu kurmak ve geliştirmek.

Madde 14- Sorumluluğu altındaki tüm işleri ve çalışanları denetlemek ve gerekli yönlendirmeleri yapmak.

Madde 15- Takım ruhunun gelişmesi ve toplu başarıların artmasını sağlayıcı çözümler üretmek.

Madde 16- Encümen Toplantılarında evraklarının görüşülmesini isteyen müdürlüklerin getirdiği evrakları teslim almak.

Madde 17- Müdürlüklerden gelip teslim alınan encümen konularının Encümen Toplantılarında görüşülmesini sağlamak.

Madde 18- Encümen Toplantılarına katılmak.Geçen toplantıda görüşülen kararların imzalanmasını sağlamak.

Madde 19- Encümen Toplantısının bitiminden sonra gündem maddeleri ile ilgili notları referans olarak görüşülen konuların sonuçlarını encümen karar defterine işlemek.

Madde 20- Encümen karar yazılarını hazırlamak, çoğaltmak ve ilgili kişilere imzalatarak dağıtımını gerçekleştirmek.

Madde 21- Meclis Üyelerinden seçilen Encümen Üyelerinin huzur hakkı ücretlerinin ödenmesini sağlamak amacı ile Mali Hizmetler Müdürlüğüne aylık olarak bilgi yazısını göndermek.

Madde 22- Belediye içi toplantı- görüşmelerde bölümünü temsil etmek.

Madde 23- Bölümü ile ilgili kalite kayıtlarının tutulmasını, saklanmasını, bakımını sağlamak.

Madde 24- Sorumlu olduğu işlerin tam zamanında, etkin ve ekonomik şekilde yürütülmesini sağlamak.

Madde 25- Ekonomik, teknolojik, sosyal gelişmeleri izlemek ve uygulamak.

Madde 26- İş ve bilgi akışını etkinlik ve verimlilik prensiplerine göre planlamak.Üst kademelere gerekli bilgilerin zamanında ulaşmasını sağlamak.

Madde 27- Hiyerarşik kademelere uymak, kademe atlamamak.

Madde 28- Görevinin gerektirdiği tüm birimlerle koordinasyonu kurmak ve geliştirmek.

Madde 29- Sorumluluğu altındaki tüm işleri yapmak.

Madde 30- Meclis Toplantılarında evraklarının görüşülmesini isteyen müdürlüklerin getirdiği dosyaları teslim almak.

Madde 31- Müdürlüklerden ve komisyonlardan teslim alınan dosyalarla Meclis Toplantısının gündemini hazırlamak.

Madde 32- Meclis Toplantısının gündemini ilgili yerlere tebliğ etmek ve gündemi ilan edilmesini sağlamak.

Madde 33- Meclis Toplantılarına katılmak.Toplantıdaki gündem maddelerinin görüşülmesi esnasında konuşmaları yazılı olarak kayda alarak zabıt oluşturmak.

Madde 34- Meclis Toplantısının bitiminden sonra karar özetlerini hazırlamak, bilgi ve ilan amacıyla ilgili yerlere göndermek.

Madde 35- Meclis Toplantısında görüşülüp kesinleştirilen bir önceki toplantı zaptının kararlarını yazmak ve dosyalamak.

Madde 36- Resmi veya özel kurumlardan gelen yazıları Yazı İşleri kayıt gelen defterine işlemek. İlgili birimlere zimmetle dağıtımını yapmak.

Madde 37- Gelen dilekçeleri Yazı İşleri kayıt dilekçe defterine işlemek.İlgili birimlere zimmetle dağıtımını yapmak.

 

Madde 38- Yazı İşleri Müdürlüğüne ait evrakları müdürlükten çıkış yaparken Yazı İşleri kayıt giden defterine işlemek, ilgili birimlere zimmetle dağıtımını yapmak, Belediye dışında bir yere gönderilecekse postalamak.

uzman vs) görüş almak, uygulamalara esas olmak üzere tüm personelle ilgili bilgi ve kararları iletmek, yerine getirilmesini sağlamak.

Madde 41- Tüm personelin izin ve emeklilik işlemlerinin yapılmasını sağlamak.

Madde 42- Memur personelin sicil raporlarını tutmak, zamanında doldurulmasını sağlamak, olumsuz sicil alan personelin uyarılmasını sağlamak.

Madde 43- Personel işe alım faaliyetlerini yürütmek.

Madde 44- Kurum içi ve kurumlar arası nakil yapılacak personelin gerekli işlemlerini yürütmek.

Madde 45- Kadro ihtiyaçlarını tespit etmek, kadro şema ve cetvellerinin hazırlanarak onaylanmasını sağlamak.

Madde 46- Geçici işçi vizelerinin taleplerini yapmak.

Madde 47- Evlenmek isteyen kişilerin başvuru işlemlerini yürütmek, Belediye Başkanı adına vekâleten nikâh akdini gerçekleştirmek ve evlenmenin aile kütüklerine tescil edilmesini sağlamak.

Madde 48- Birbiri ile evlenmek isteyen kişilerin kabul edilmesini ve evlenme dosyasının hazırlanmasını koordine etmek.

Madde 49- Başvuruda bulunan kişilerin künyelerinin aile kütüğüne uygun olup olmadığının ve evlenmelerine engel bir halin bulunup bulunmadığının incelenmesi için gerekli faaliyetlerin yürütülmesini sağlamak.

Madde 50- Evlenmek için başvuran yabancı uyruklu bayan veya erkeğin TC vatandaşlığına geçmek istemesi durumunda gerekli faaliyetlerin gerçekleştirilmesini koordine etmek.

Madde 51- Belirlenen nikâh gününde nikâh akdini gerçekleştirmek.

Madde 52- Evlenen çiftler için evlenme cüzdanının hazırlanması.

Madde 53- Evlenme akdinin ilçe Nüfus Müdürlüğüne bildirilmesi ve aile kütüklerine tescil edilmesini sağlamak.

Madde 54- Nikâh akdi gerçekleştirilen çiftlere ait bilgilerin, istatistikî bilgilerin oluşturulabilmesi için Devlet İstatistik Enstitüsüne gönderilmesini sağlamak.

Madde 55- Denetimler esnasında İlçe Nüfus Müdürlüğü yetkililerine gerekli kolaylığın gösterilmesini ve bu yetkililerce istenen kütük, dosya ve belgelerin denetime hazır halde bulundurulmasını sağlamak.

Madde 56- İlgili kayıtların tutulmasını, saklanmasını sağlamak.

Madde 57- Bölümler tarafından kayıt kapsamına alınan arşiv malzemelerini tasniflemek, saklamak ve kayıtlarını tutmak.

Madde 58- Arşiv malzemelerini her türlü zararlı etki ve unsurlardan (yangın, hırsızlık, nem, su baskını, toz, her türlü hayvan ve haşaratın tahribatı vb.) korumak için gerekli önlemleri almak.

Madde 59- Arşiv malzemelerine ulaşılmasını kolaylaştırmak için listelerini tutmak ve yönetmeliklere uygun olarak dosyalamak.

Madde 60- Kullanılmasına ve muhafazasına lüzum görülmeyen arşiv malzemelerini ayıklama ve imha komisyonunda görev almak.

Madde 61- Sivil savunma planlarını hazırlamak ve ilgili kurumlar tarafından onaylanmasını sağlamak.

Madde 62- Planlanan sivil savunma faaliyetlerinin ilgililerle işbirliği içerisinde uygulanmasını ve takibini sağlamak.

Madde 63- Sivil savunma görev hizmetleri ile ilgili konular hakkında Belediye personeli ve mahalli sivil savunma müdürlük, uzmanlık ve memurlukları ile irtibat ve işbirliğinde bulunmak.

 

Madde 64- Mahalli Mülki İdare Amirlikleri ile bağlı veya denetimlerine tabi bulundukları üst makamlardan gönderilen sivil savunma ile ilgili emir, talimat ve direktiflerin yerine getirilmesini sağlamak.

Madde 65- Sivil savunma tesis, teçhizat ve malzeme ihtiyaçlarını temin etmek, mevcut olanların bakımlarının yapılmasını ve muhafaza edilmesini sağlamak.

Madde 66- İlgili kayıtların tutulmasını, saklanması sağlamak.

Madde 67- Yazı İşleri Müdürü 5393 sayılı Belediye Kanunu ile diğer kanun ve yönetmelikler ile proje plan, program ve prosedürlerde belirtilen ödevler ve sorumluluklar ile kendisine yukarıda verilen görevlerin mevzuata uygun olarak yapılmasından yetkili ve Belediye Başkanına karşı sorumludur.

Madde 68- Yazı İşleri Müdürlüğüne bağlı personelin kendisine verilen görevlerin mevzuata uygun olarak yapılmasından yetkili ve Yazı İşleri Müdürüne karşı sorumludur.

MADDE - 69 Yazı İşleri Müdürlüğü kendisine verilen görevleri konusuna göre; 5393 sayılı Belediye Kanunu, 657 sayılı Devlet Memurları Kanunu, 5018 Kamu Mali Kontrol Kanunu, 4982 sayılı Bilgi Edinme Hakkı Kanunu ve Yazı İşleri Müdürlüğü Görev; Yetki ve Sorumluluk Yönetmeliği hükümleri çerçevesinde yürütür. Bu yönetmelikte bulunmayan hususlarda Başkanlık Makamı veya gerekli görülen hallerde Belediye Meclis Kararları uygulanır.

MADDE  –  70  Yazı İşleri Müdürlüğünde çalışan tüm personel;

a) Tetkik işlerini, göreve gidecekleri yerleri ve yaptıkları, yapacakları işleri gizli tutar. Bu konuda yetkili ve ilgililerden başkasına açıklamada bulunmaz.

b) Irk, sınıf ve unvan farkı gözetmeden her vatandaşa eşit davranır.

c) Herhangi bir nedenle görevlerinden ayrılan personel; korumak ve saklamakla görevli evrakı kendisinden sonra göreve başlayan personele devretmedikçe görevinden ayrılamaz.

d) Müdürlüğü ilgilendiren çeşitli hizmetlerin uyumlu ve düzenle yürütülmesi, personel arasındaki düzenin sağlanması için herkes, gayret ve çaba gösterir. Olumsuz bir durumda konu Müdüre yansıtılır. Müdür bu konuda gerekli önlemleri alır.

e) Belediye hizmetlerinde; hesap verebilirlik ilkesine uygun hareket edilir, uygulamalarda adaletli olmaya, kaynakların kullanımında etkili ve verimli olmaya çalışılır.

 

Geçici Madde 1-Başkanlıkça Yazı İşleri Müdürlüğünün alt birimlerinin oluşturulması amacıyla idarelerince gerekli önlemler alınır ve bu alt birim yöneticiliklerine üst yönetici tarafından atama ve görevlendirme yapılır.

Yürürlük

MADDE 72 – (1) Bu yönetmelik Hükümlerini Belediye Başkanı yürütür.